Skip links

Wat is een FMS(Freelance management system)?

De toekomst van de workforce is hier

De revolutie van de freelance workforce staat volgens statistieken nog maar aan het begin van de verandering van het gehele werknemer landschap. Toch zijn de cijfers en trends toonaangevend voor de impact van deze revolutie. Bij deze revolutie ontstaan nieuwe systemen die het werk landschap overnemen. Een van die opkomende systemen is het freelance management systeem.

BUBTY dashboard
Bubty | freelance management system | Project dashboard

Een Freelancer Management Systeem is een softwareoplossing die bedrijven helpt met het stroomlijnen van bedrijfsprocessen omtrent het managen van freelancers. Niet te verwarren met een freelance marktplaats die zich enkel richt op het zoeken naar talent, maar niet over meerdere functies beschikt om te voorzien in complexe en operationele behoeften van bedrijven als het om het management van freelancers.

Op dit moment telt de arbeidsmarkt 1.1 miljard freelancers. Freelancers zijn klaar om in 2027 de meerderheid van de arbeidsmarkt te worden.

We bevinden ons nog in de beginfase van de freelance revolutie, wat betekent dat er geen archetype van freelance management software bestaat. Sommige bedrijven laten individuele freelancers hun eigen workflow inrichten, terwijl anderen volledige freelance teams implementeren binnen het bedrijf, inclusief afdelingsmanager.

4 key componenten

Ondanks vele variaties, delen alle freelancer management software’s 4 universele elementen: sourcing en Onboarding, Talent Pool Management, Team organisatie en Betaling. Alle functies van een freelance management systeem draaien om deze key componenten. Laten we ze allemaal eens nader bekijken.

1.   Sourcing en Onboarding

Project dashboard, BUBTY FMS
Bubty | freelance management system | team dashboard

Het inhuren van een freelancer is een lange, uit meerdere fasen bestaande trechter. Het kan worden onderverdeeld in

twee helften: sourcing en onboarding.

Bovenaan de trechter staat sourcing. Het gaat om het vinden en kwalificeren van freelancers en talenten . Er zijn veel sourcing manieren om aan de juiste freelancer te komen. Vooralsnog zijn veel van deze manieren tijdrovend en zonder kwaliteitsgarantie. Binnen een FMS wordt er in het wervingsproces gekeken naar de matching mogelijkheden op basis van vaardigheden- en beschikbaarheid vereisten van het bedrijf, waarbij de freelancer en het bedrijf met elkaar binnen een portal in contact kunnen komen. De kwaliteit van deze database aan freelancers bepaald de waarde en snelheid waarmee de juiste kandidaat gevonden kan worden.

Maar het vinden van het juiste talent maakt slechts de helft van het proces compleet. Voordat de freelancer aan de slag kan.

 Het ‘up to speed’ krijgen van een nieuwe freelancer is waar de echte winst zich bevindt. FMS zou idealiter geestdodende en administratieve zaken volledig kunnen automatiseren. Bijvoorbeeld zo snel als een freelancer de achtergrondcontrole doorstaat, kan het systeem automatisch een contract voor hem of haar om te ondertekenen, Invoicing aanmaken, betaling starten, e-mail naar de IT-manager sturen, zodat interne tools toegang kan worden verleend etc etc.

2.   Freelance pool management

No alt text provided for this image
Bubty | freelance management system | Talent pool dashboard

Het sourcen en ‘up to speed’ krijgen van freelancers is een veeleisend proces, maar wat als u het niet elke keer helemaal opnieuw hoeft te doen? Een belangrijke reden waarom bedrijven het freelance model omarmen, is de flexibiliteit die het met zich meebrengt, in tegenstelling tot het lange en kostbare wervingsproces van traditionele vaste werknemers. Het zou niet logisch zijn als het inhuren van een freelancer net zo veel moeite kost. Daarom is het onderhouden van een database met freelancers die klaar zijn om te werken zo’n belangrijk aspect van elk FMS.

Traditioneel gebeurt dit in spreadsheets. Deze vereisen niet alleen constant onderhoud, de informatie is vaak niet geheel compleet. Een FMS verlicht de kopzorgen door ingebouwde functies voor het beheren van een freelance pool, waardoor managers en eigenaren freelancers kunnen zoeken op basis van vaardigheden, beschikbaarheid, tarief, locatie en aangepaste tags uit een volledige eigen pool. Teamleden kunnen beoordelingen achterlaten voor freelancers met wie ze hebben gewerkt, ter referentie aan anderen in het team. U kunt deze beoordelingen meer vertrouwen dan die op openbare freelance marktplaatsen, omdat ze afkomstig zijn van collega’s waarmee wordt samengewerkt. Het belangrijkste is dat u heel weinig tijd investeert in re-onboarding, aangezien de freelancers alle stappen al hebben doorlopen. Op de lange termijn geldt: hoe groter de pool van freelancers is, hoe efficiënter het wordt om met hen samen te werken.

3.   Team organisatie

Samenwerken met freelancers is anders dan werken met fulltime medewerkers.

No alt text provided for this image
Bubty | freelance management system | Project dashboard

Ten eerste huren bedrijven freelancers in om meer specialisatie, kennis en flexibiliteit te krijgen. Aan de andere kant betekent dit dat veel freelancers op afstand zullen werken, volgens hun eigen schema’s, soms zelfs in verschillende tijdzones. Hoewel het misschien geen probleem is voor bedrijven, is het zeker een uitdaging voor degenen die gewend zijn om alleen face-to-face te doen. Een FMS kan dit probleem oplossen door basisfuncties voor samenwerking aan te bieden, voor een team op afstand, zoals Groepschats, videogesprekken, tijdregistratie, of integraties met populaire tools die al gebruikt worden.

Ten tweede hebben freelance projecten vaak een vooraf overeengekomen tijdlijn, budget en deliverables gespecificeerd in het overzicht van werkzaamheden, daar zijn de deliverables zijn doorgaans direct verbonden met betalingen. Dit houdt in dat elke verandering die zich in een project voordoet digitaal direct kan worden door gecommuniceerd in tijdlijnen en betalingen. Het zou traditioneel een hectische taak zijn alles handmatig af te handelen.

4.   Automatische betalingen

Ongeveer 1 op de 2 freelancers heeft ooit te maken gehad met een te late betaling.

Bubty | freelance management system | Payment dashboard

In de meeste van deze gevallen hebben klanten geen slechte bedoelingen. Ze hebben simpel weg de interne processen niet goed geregeld. Vaker wel dan niet hebben freelancers niet eens de zichtbaarheid en controle over de betalingsstatus, vooral niet bij grote ondernemingen. Gelukkig kan een FMS dit probleem oplossen door alle partijen op te geven de transparantie die ze verdienen.

Een FMS stroomlijnt de workflow van facturering, goedkeuring, planning, betaling en updates van de status bij elke stap. Het enige wat de daarvoor aangestelde team member moet doen is op “betalen” klikken – en dat is het!

Met alle betalingsinformatie opgeslagen in een gecentraliseerd systeem, georganiseerd per project, freelancer en afdeling kan je eenvoudig de uitgaven volgen en budgetten optimaliseren Na verloop van tijd wordt het bedrijf steeds kostenefficiënter in het gebruik van freelancers.

Conclusie

We komen in de volgende fase van de freelance revolutie. Hoewel het nog onzeker is of daadwerkelijk de freelancers de arbeidsmarkt zullen overlopen, zoals experts dat hebben voorspeld, zal de impact onvermijdelijk zijn voor teams, bedrijven en zelfs landen. Bedrijven die in 2021 zich nog niet hebben klaargemaakt voor een schaalbare freelance strategie zullen zichzelf kunnen verliezen in enorme bedrijfsproductiviteit. Als jouw bedrijf nog steeds zijn freelancers managed vanuit een excel sheet, dan wordt het hoog tijd om op zoek te gaan naar een Freelance Management systeem.

Join the Discussion

Return to top of page